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Gestion des stocks d'atelier : 10 étapes vers le succès

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Gestion des stocks d'atelier : 10 étapes vers le succès

Vous savez peut-être déjà à quel point un atelier mécanique est toujours plein de travail pour tous les membres de l'équipe. L'entretien, la négociation et le service à la clientèle sont essentiels au succès de l'entreprise. Cependant, vous ne pouvez pas oublier d'autres activités internes, telles que la gestion des stocks. De nombreux laboratoires gaspillent beaucoup d'argent et d'énergie en n'organisant pas correctement leur marchandise.

Une gestion réussie des stocks d’atelier affecte bien plus que le placement des pièces dans votre espace. Une gestion efficace de automobile pièces et autres actifs de l'industrie accélère les différentes activités quotidiennes et, surtout, évite le gaspillage des ressources. La question est : comment gérer plus efficacement ?

Si vous éprouvez des difficultés à ce stade, ne vous inquiétez pas. Voici 10 étapes simples pour mieux gérer votre inventaire. Action supplémentaire !

1. Check-in et check-out des articles

La première étape pour contrôler votre inventaire consiste à savoir ce qui est disponible, quelles marchandises seront livrées et quels articles ont quitté le magasin. Il ne suffit pas de considérer s'il y a eu ou non une livraison du fournisseur. Vous avez besoin d'un enregistrement précis du mouvement des marchandises pour prendre une décision.

Lors d'un achat de matériel par exemple, le service financier de l'atelier doit enregistrer ces montants et les comptabiliser. Aussi, lors de la réalisation d'une maintenance qui sort un article du stock, le service achats doit également suivre cette sortie pour programmer le lot suivant avec le fournisseur.

2. Faites des inventaires réguliers

Même si vous disposez de processus bien structurés pour suivre le mouvement des marchandises, il n'est pas impossible pour certains erreurs pour passer inaperçu au moment de l'inscription. Le problème n’est pas qu’ils existent, mais qu’ils sont ignorés jusqu’à créer des problèmes. La meilleure façon de résoudre ce problème est de disposer d’un programme d’inventaire pour faciliter la gestion des stocks.

Par définition, un inventaire consiste à examiner l'inventaire réel et à comparer ce que vous trouvez avec les registres de l'entreprise. Cela aide à révéler les erreurs et à indiquer s'il y a eu des envois de marchandises inattendus. Si trop de marchandises commencent à « disparaître », vous savez qu'il est temps d'agir.

3. Triez les pièces

La catégorisation des pièces consiste à regrouper les produits selon leurs caractéristiques et leur destination. Ce processus d'organisation vise à rendre la gestion des stocks plus précise et dynamique.

Actuellement, il existe plusieurs techniques qui peuvent vous aider à classer vos produits. Cependant, l'une des plus sûres et des plus efficaces est sans aucun doute la courbe ABC, également connue sous le nom d'analyse 80/20.

Cette technique de catégorisation a pour fonction d'informer l'entreprise quelles sont les pièces de stock les plus importantes. Par conséquent, l'inventaire est divisé en trois catégories :

• catégorie A : correspond aux produits les plus importants pour l'entreprise. Dans ce cas, la valeur ou le volume des ventes de la pièce peut être pris en compte – il représente 20 % du total et génère un rendement de 80 % ;
• catégorie B : désigne des articles dont les valeurs et les quantités sont considérées comme intermédiaires – peuvent représenter jusqu'à 30 % du stock total et garantir un rendement de 25 % ;
• catégorie C : désigne des produits de moindre quantité, valeur et importance, pouvant correspondre à 50% du total et offrir un rendement de 10% .

Fait intéressant, ces chiffres varient d'une entreprise à l'autre. Pour cette raison la Courbe ABC n'établit pas de règle fixe, elle ne présente qu'un indicateur pour vous aider à gérer votre inventaire. Ses principaux avantages sont :

• optimisation des stocks ;
• réduction du gaspillage;
• planification plus efficace;
• augmentation de la marge bénéficiaire ;
• investissements stratégiques;
• des évaluations plus précises;
• livraisons plus précises.

Pour bien utiliser cette technique, vous avez deux possibilités : utiliser un système ERP (Enterprise Resource Planning ou système intégré de gestion d'entreprise) ou un tableur Excel. Après avoir fait votre choix, vous devez suivre les étapes ci-dessous pour appliquer la courbe ABC dans la pratique.

Liste des produits

Vous devez inclure des informations sur :

• code de l'article ;
• description de la pièce ;
• unité de mesure;
• Prix ​​unitaire;
• montant des ventes ;
• total (montant) acheté après la vente du produit.

organisez vos produits

Dans cette étape, vous devez répertorier tous les produits en fonction de leurs valeurs - ceux avec les valeurs les plus élevées sont en haut du tableau, d'accord ? Pour savoir combien représente une partie de vos ventes totales, il suffit de diviser le total acheté par le produit par les ventes globales.

Distribuez les pièces dans les catégories A, B ou C

La segmentation de chaque partie est effectuée selon le tableau créé à l'étape précédente. Dans ce cas, en analysant par exemple les produits qui représentent 80% de vos ventes sur une période donnée, vous pouvez identifier les articles qui appartiennent à la catégorie A puis procéder au processus de catégorisation.

Rappelons que, pour assurer une plus grande efficacité, il est nécessaire de réduire le stock des articles de catégorie A et B. De plus, les articles de catégorie C ne doivent pas être stockés. Cette pratique évite l'arrêt du produit et maintient la rotation des stocks.

4. Entretenez de bonnes relations avec vos fournisseurs

C'est facile pour de nombreuses réparations automobiles shop aux opérateurs de croire que les fournisseurs de pièces automobiles, par exemple, ne sont que des magasins où ils achètent des produits essentiels pour le garage. Cependant, vous pouvez faire beaucoup si vous les considérez comme des partenaires. De cette manière, il est possible d’agir ensemble pour que les deux en bénéficient de manière égale au fil du temps.

La création d'une relation plus étroite avec vos fournisseurs peut offrir plusieurs avantages, tels que la priorité dans la livraison de nouvelles pièces et de meilleurs prix à négocier. Vous pouvez également retourner ces faveurs en gardant un calendrier de commande régulier, par exemple. De plus, vous pouvez augmenter votre volume de commandes à mesure que votre boutique se développe et atteint une plus grande portée sur le marché.

5. Laissez votre équipe s'occuper de la gestion des stocks

Bien sûr, une bonne gestion des stocks de pièces automobiles et d'autres articles d'atelier de réparation automobile ne dépend pas seulement d'une ou deux personnes.

Toute l'équipe doit assumer certaines responsabilités afin que la manutention des marchandises soit plus efficace et que les décisions prises par la direction soient plus précises. Même si votre atelier est une PME (Petite et Moyenne Entreprise), cet effort commun est toujours très important.

Pensez, par exemple, au contrôle des stocks et à la documentation des marchandises. Chaque fois qu'un mécanicien retire une pièce pour un entretien, il doit enregistrer quel article a été récupéré, quand et pour quel service il était destiné. Cet ensemble d'informations est ce qui contribuera le plus à vos choix administratifs dans le temps.

6. Organisez l'espace physique de votre atelier

Un bon stockage des stocks, ainsi que la disposition des marchandises, affectent également considérablement l'efficacité d'une bonne gestion des stocks, ainsi que la productivité quotidienne de l'équipe. Après tout, si les articles ne sont pas bien organisés dans le magasin, les mécaniciens seront probablement incapables de trouver une pièce dont ils ont besoin au milieu du chaos.

L'utilisation d'un plan très clair pour définir où placer chaque pièce contribuera grandement à guider l'équipe. Et bien sûr, avoir une signalisation est également essentiel. Ne laissez pas cet environnement sale, n'empilez pas les cartons sur les cartons de livraison et ne stockez pas les produits dans des endroits très exposés. En plus de rendre le travail quotidien difficile, cela peut également endommager les pièces avant qu'elles ne soient utilisées.

7. Soyez rigoureux dans le contrôle des entrées et des sorties

Est-il déjà arrivé qu'un (ou plusieurs) client se rende dans votre atelier à la recherche d'une pièce et ne la trouve pas car elle n'était pas en stock ? Ou avez-vous un stock complet d'un produit particulier mais aucune demande ? Ces deux situations sont le résultat d'une mauvaise gestion des stocks, dans laquelle il n'y avait pas de contrôle efficace des marchandises entrantes et sortantes.

Par conséquent, nous avons constaté que le stock affecte directement le succès de vos ventes. Pour cette raison, en plus d'enregistrer les entrées et les sorties, comme nous l'avons déjà dit, il est nécessaire d'être rigoureux dans ce contrôle. Lorsque vous faites cela, vous bénéficiez des avantages suivants :

• une plus grande visibilité de ce qui entre et sort ;
• sécurité accrue des stocks;
• réduction du gaspillage;
• développement de stratégies d'achat plus efficaces;
• respect des délais de livraison.

Pour vérifier vos entrées et sorties d'inventaire, vous devez :

1. identifier tous les articles dans votre entrepôt ;
2. établir une norme d'enregistrement des livraisons dans votre système ;
3. créer des inventaires périodiques pour vérifier que l'inventaire physique correspond à celui du système - les pertes résultant du vol, des dommages, des produits périmés et des erreurs dans le système doivent être prises en compte ;
4. intégrer avec les fournisseurs de votre atelier;
5. compter sur l'aide de logiciels;
6. formez vos employés.

En suivant cette étape par étape, il est plus facile de suivre les entrées et les sorties, ainsi que de réduire considérablement les risques d'échecs affectant vos ventes.

8. Tenez compte de la saisonnalité lors de vos achats

Tous les conseils présentés dans cet article sont destinés à vous aider à organiser et à conserver votre inventaire lors de vos déplacements. En ce sens, faire ses achats en tenant compte des périodes saisonnières est primordial pour éviter deux extrêmes que nous avons déjà évoqués dans d'autres conseils : stock vide ou stock plein.

Les deux apportent des résultats négatifs à votre entreprise, car un stock plein est un signe d'argent bloqué et le manque de produit est considéré comme une perte de ventes. Par conséquent, lors de la prévision de vos ventes, vous pouvez déterminer la quantité de marchandises qui sera suffisante pour répondre à la demande.

Pour faire cette projection avec précision et efficacité, vous devez analyser attentivement l'ensemble de l'historique des ventes de l'entreprise. Ainsi, les périodes de forte demande et les périodes de faible demande peuvent être identifiées. Dans ce cas, encore une fois, l'utilisation d'un logiciel ERP fait la différence.

En effet, le système intégré vous permet d'identifier de manière pratique et efficace les pièces avec le chiffre d'affaires le plus élevé. Cela contribue au remplacement préventif de chaque produit.

Fait intéressant, la gestion efficace des stocks va bien au-delà de la compréhension de l'importance des projections de la demande. Pour obtenir un résultat satisfaisant, il est nécessaire de rechercher quotidiennement des solutions afin d'éviter les erreurs et les défaillances dans leur gestion.

9. Évitez les achats excessifs

Une autre erreur courante qui peut faire de la gestion des stocks de pièces automobiles et d'autres articles un cauchemar est le surstockage. Il est important d'avoir suffisamment de pièces pour satisfaire toute demande, mais si vous allez trop loin, il y a de fortes chances que vous manquiez d'espace, avec beaucoup de marchandises inutilisées et une énorme ponction sur votre trésorerie.

Cette erreur est souvent le résultat d'autres problèmes que nous avons déjà mentionnés, tels que le manque d'enregistrement ou le mauvais suivi des marchandises entrant et sortant de votre magasin automobile < span>. Il est toujours important d'ajuster la taille de vos achats à la demande du public et à l'évolution du marché. Surtout lorsque votre inventaire n'a pas d'espace libre.

10. Avoir un logiciel de gestion

Pour ses avantages, nous mentionnons tout au long du texte l'importance d'utiliser un logiciel dans la gestion des stocks. En effet, de nos jours, l'utilisation de la technologie est devenue de plus en plus nécessaire dans la gestion d'une entreprise. Ainsi, plus tôt vous implémenterez cette fonctionnalité pour vous aider, vous et votre équipe, dans les tâches les plus bureaucratiques et répétitives d'une entreprise, mieux ce sera.

Après tout, se fier uniquement au grand livre n'est jamais une bonne idée pour suivre efficacement une entreprise. En effet, il peut être facilement endommagé ou altéré. En utilisant un logiciel de gestion, ces faiblesses sont facilement comblées. De plus, il offre des avantages tels que :

• automatisation des processus ;
• optimisation et efficacité opérationnelle ;
• historique des ventes ;
• sécurité des données;
• planification plus efficace;
• contrôle efficace des produits;
• normalisation des processus ;
• moteur de la croissance de l'entreprise.

Bien que les enregistrements puissent être librement consultés par plusieurs contributeurs, il sera toujours possible de voir qui a effectué chaque modification, quelle a été la modification et quand elle a été enregistrée. Un autre grand avantage est que le logiciel peut générer des rapports d'activité plus rapidement et plus précisément, en minimisant la paperasse impliquée.

Grâce à ces conseils, nous réalisons à quel point une gestion efficace des stocks de pièces automobiles et autres articles est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de votre atelier de réparation. Bien que tout garder en ordre soit un défi, de bons rendements peuvent être obtenus lorsque les bonnes mesures sont appliquées. Alors, n'oubliez pas de mettre l'un de ces conseils en pratique, d'accord ?

 

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